Je te vois ! 👀 Tu es formateur indépendant et tu en as assez qu’on te parle de la gestion de ton organisme de formation ? Inutile d’essayer, tes talents de formateur et une activité qui cartonne vont de pair avec une gestion optimisée de ton organisme de formation. Alors, pour t’aider à y voir plus clair, MyKlub te dévoile tout ce que tu as besoin de savoir pour bien gérer ton organisme de formation et pourquoi c’est important.
Au programme :
- Que signifie être formateur indépendant ?
- Comment bien gérer son organisme de formation ?
- Les enjeux d’une bonne gestion d’un organisme de formation
Que signifie être formateur indépendant ?
Les missions du formateur indépendant
Le formateur indépendant conçoit et dispense des formations. Il partage son expertise, son savoir et ses connaissances. Le statut d’indépendant lui permet de ne pas être salarié d’un organisme de formation et donc de jouir d’une plus grande autonomie dans ses missions et tarifs. En règle générale, les organismes de formation préfèrent recourir à des formateurs indépendants.
Les démarches pour devenir formateur indépendant
Il n’existe pas de statut juridique pour définir ce qu’est un formateur indépendant. Pour devenir formateur indépendant, il faudra bien sûr que tu déclares ton activité comme n’importe quel professionnel. Cela passe notamment par la création de ta société. Il peut s’agir d’une micro-entreprise, d’une entreprise individuelle ou bien d’une société comme une SASU.
Par la suite, et dès la conclusion de ton premier contrat de formation, il convient de créer juridiquement ton propre organisme de formation :
- En effectuant la déclaration d’enregistrement auprès de la DREETS de ta région. Ton numéro de déclaration d’activité (NDA) te sera remis.
- Obtenir la certification Qualiopi si tu souhaites être éligible aux financements de la formation professionnelle.
Comment bien gérer son organisme de formation ?
Comme pour toute gestion d’entreprise, la gestion d’un centre de formation n’est pas à prendre à la légère. Mais rassure-toi, que ce soit d’un point de vue administratif, communication ou bien financier, rien n’est insurmontable. ^^
La gestion administrative d’un organisme de formation
Obtenir la certification Qualiopi et prétendre aux financements publics de la formation impliquent de faire preuve d’une grande rigueur administrative. Parmi ces obligations administratives, on peut citer :
- la réalisation annuelle d’un bilan pédagogique et financier qui doit être transmis à l’administration avant le 31 mai afin de justifier de ton activité de formation professionnelle.
- les documents obligatoires à remettre à tes apprenants : convention ou contrat de formation, programme de formation, règlement intérieur, facture, etc.
- Le suivi des émargements si la formation se déroule en présentiel ou bien les relevés de connexion s’il s’agit d’une formation en ligne.
En plus de MyKlub, tu peux opter pour la digitalisation de ton suivi de formation en utilisant un outil comme NOTION qui te permettra de créer des process clairs et précis de gestion administrative. Il existe bien sûr, beaucoup d’autres outils, mais peu importe l’outil que tu choisis, veille à ne pas t’éparpiller et à rester focus sur un seul logiciel de gestion ;).
Le marketing et la communication d’un organisme de formation
Ce n’est pas tout d’exercer l’activité de formateur indépendant ou bien d’avoir réussi les démarches pour être organisme de formation. Il faut aussi se vendre ! Et pour cela, tu peux compter sur le réseautage, répondre à des appels d’offres et cela fonctionne assez souvent ! Cependant, sur le long terme, tes rentrées d’argent peuvent parfois être irrégulières. D’autant qu’on n’est jamais à l’abri de facteurs extérieurs qui impacteraient durement ton activité… Hello le Covid !
C’est la raison pour laquelle, que tu proposes ou non une formation en ligne, je te recommande fortement d’avoir ton propre site web. À cela, pense à communiquer régulièrement sur ton activité en choisissant le réseau social qui te convient le mieux. L’idée, c’est d’avoir un flot régulier de clients pour ne plus avoir peur des lendemains qui déchantent.
La gestion financière d’un organisme de formation
Comme pour toute entreprise, la gestion financière de ton organisme de formation est importante et doit être optimisée. Cependant, au-delà des règles de gestion classiques d’une entreprise, certaines règles de gestion comptable s’appliquent à un organisme de formation. Chaque année, il convient de produire, conformément à l’article L6352-6 du Code du travail :
- Un bilan comptable ;
- Un compte de résultat ;
- Une annexe.
Les prestations qui relèvent de la formation professionnelle sont intégrées selon un plan comptable adapté aux organismes de formation.
Les enjeux d’une bonne gestion d’un organisme de formation
Que tu sois formateur indépendant, reconnu ou non en tant qu’organisme de formation, une bonne gestion de ton activité est déterminante.
Gagner en crédibilité auprès de ses partenaires et de ses élèves
Une bonne gestion de ton organisme de formation permet d’envoyer un signal positif à tes élèves et à tes partenaires.
Par exemple, si tu proposes tes formations en ligne, avant l’entrée en formation de ton élève, voici le process de gestion que tu peux dérouler :
- Prise de contact téléphonique pour valider l’adéquation entre ton offre de formation et les besoins de ton client ;
- Si c’est OK, ton futur élève valide son souhait de se former avec toi sur le site du Compte Personnel de Formation ;
- Par la suite, il reçoit son contrat de formation, le programme et le règlement intérieur ;
- Passé le délai légal de rétractation, il reçoit ses identifiants et peut donc débuter sa formation avec toi.
Ce process simple et structuré le rassure et lui permet donc de présager aussi de la qualité de ta formation.
Il faut donc être capable de démontrer à tes partenaires, comme une banque, un autre organisme de formation qui te sous-traiterait des actions de formation, que tu gères efficacement ton organisme de formation.
Assurer la pérennité de son organisme de formation
La gestion d’un organisme de formation implique le respect d’un certain nombre d’obligations légales. C’est simple : dès lors que tu reçois de l’argent public, les exigences légales ont une fâcheuse tendance à augmenter. Tant mieux, ça permet de faire le tri entre ceux qui sont sérieux ou non ;). Mais pour toi qui veux être rigoureux, cela complique parfois un peu la donne… Cependant, avec un bon process de gestion, et pour les plus « administratophobes » (comme moi !), c’est largement gérable.
Les sanctions financières en cas de non-respect des obligations légales sont assez lourdes (jusqu’à 4500 € en cas de non-envoi du bilan pédagogique et financier…) alors ne fais pas l’impasse dessus ! À terme, cela risque de mettre en péril ton activité !
Si tu as besoin d’être épaulé dans la gestion de ton organisme de formation et être certain de ne rien manquer de tes obligations légales, je te recommande évidemment d’utiliser le logiciel MyKlub.online. Pensé pour les pros de la formation en ligne, il se révélera un vrai soutien au quotidien !
S’inscrire dans une démarche d’amélioration continue
Pour s’inscrire dans une démarche d’amélioration continue (Coucou Qualiopi !), il faut donc savoir d’où on part et ce qui mérite notre attention. C’est pourquoi adopter une gestion rigoureuse de ton organisme de formation et suivre les bons indicateurs est indispensable.
Parmi les indicateurs clés, on peut citer :
- le taux de satisfaction de tes apprenants ;
- le temps consacré à la gestion administrative ;
- La cohérence de tes offres de formation ;
- Ton taux de conversion suite à tes appels de closing si tu en as mis en place…
Pense à instaurer un moment dédié dans ton planning pour faire ce suivi et ainsi définir les meilleures actions à mettre en place ou à optimiser pour optimiser la gestion de ton organisme de formation.
Tu peux aussi te référer au référentiel national qualité qui est une mine d’informations précieuses pour définir les bons indicateurs nécessaires au suivi de ton activité.
En bref, la gestion d’un organisme de formation est souvent la bête noire des formateurs indépendants. Mon meilleur conseil serait donc d’instaurer des process pour structurer au mieux le suivi et la gestion de ton activité. À terme, cela rendra les choses moins pénibles et surtout moins chronophages !
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